Наталья Бурундукова
Тайм-менеджмент современного руководителя дошкольного образовательного учреждения
Работая руководителем детского сада, необходимо быть всегда в форме и начеку. Режим постоянной готовности - основная черта руководителя. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?
Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться - все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации нередки.
(практикум)
Рассмотрим обычное утро руководителя, время - 08.10.
Публикация «Тайм-менеджмент современного руководителя дошкольного образовательного учреждения» размещена в разделах
Заведующий просматривает электронную почту. Раздается звонок телефона, заведующий снимает трубку и разговаривает с «кипящим» родителем, недовольным работой воспитателя.
это время другой родитель входит в кабинет директора и сообщает о наличии пакета с неизвестным содержимым за прогулочной верандой на территории детского сада. В коридоре своей очереди ждет младший воспитатель. Делопроизводитель приносит письмо с предписанием из Роспотребнадзора «О проведении комплекса мероприятий, направленных на локализацию и ликвидацию очага острой кишечной инфекции среди детей и персонала учреждения. На столе со вчерашнего дня лежит заполненный акт обследования и категорирования объекта и паспорта безопасности учреждения.
Распределите очередность выполнения дел.
Проблема управления собственным временем для меня стала актуальной, поэтому я обратилась к технологии тайм-менеджмента.
В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Тайм-менеджмент в работе современного руководителя детского сада - одно из актуальных направлений современного менеджмента, относительно новая для России и динамично развивающаяся его отрасль. Ее основная задача- выявление принципов эффективного управление временем.
Менеджмент сегодня- это мотивация, раскрытие потенциала работника.
Тайм-менеджмент применим как к размеренной работе младшего обслуживающего персонала, так и к профессиональной деятельности педагогов и руководителей образовательных организаций.
Одним из инструментов повышения эффективности рабочего времени является внедрение методов тайм-менеджмента.
Под тайм-менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем (тайм-менеджмент) это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование,распределение, постановкуцелей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.
Пониманием ли мы одно и то же, обсуждая понятие время? Ответ очевиден — мы очень разные по своему отношению ко времени. Причин тому много, одна - из области психофизиологии, это понятие — «собственная единица времени». СЕВ — это субъективная величина, которая играет роль своеобразного индивидуального шага, измеряющее текущее время (Б. И. Цуканов).
Упражнение «Собственная Единица Времени»
Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать. Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте? Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего - бесполезное занятие.
Тайм-менеджмент— это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при организации времени.
Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению.
В результате экспериментального измерения собственной единицы времени вы увидите, к какой группе людей вы относитесь, что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта:
1 - люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут там и потом). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами;
2 - люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут там и тогда, планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно;
3 - люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только здесь и сейчас, размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем;
4 - люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (мое завтра начинается сегодня).
Куда уходит наше время?
По даанным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:
Стоит 30 лет.
Спит 23 года.
Сидит 17 лет.
Ходит 17 лет.
Работает 8-9 лет.
Ест 6-7 лет.
Едет в транспорте 3 года.
Разговаривает и слушает разговоры 2 года.
Смотрит телевизор 6 лет.
Смеется 623 дня.
Готовит еду 560 дней.
Болеет насморком 500 дней.
Занимается шопингом 440 дней.
Болеет 440 дней.
Отмечает праздники 340 дней.
Заполняет различные документы 305 дней.
Читает 250 дней.
Говорит по телефону 180 дней.
Одевается мужчины 177, женщины 531 день.
Ходит в туалет по малой нужде 106 дней
Прежде чем перейти к правилам планирования времени руководителя, я хочу познакомить вас со стариной притчей о времени
В траве лежало яблоко. Хорошее, лишь с одного боку пятнышко.
Учитель поднял яблоко и сказал:
- Есть две возможности. Можно его слегка обтереть и сразу есть. А можно достать ножик. Вырезать все сомнительные места, а потом уже есть. Но уже без брезгливости и опаски. И съесть удастся больше. Ведь в первом случае мы невольно оставляем сколько-то хорошего вокруг плохого. Правда, в первом случае мы можем начать есть сразу, а во втором - лишь после предварительной работы. Это две разные стратегии. Во всех делах. Во всех без исключения. Ничто на свете так не важно, как эта разница.
Правила планирования времени руководителя
(Современные приемы тайм-менеджмента)
1. Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала.
Цель должна быть ясной, четкой и понятной. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты.
Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, руководитель должен четко представлять свой бюджет времени.
2. Существуют несколько основных правил планирования рабочего времени:
Основное правило классического планирования времени: 60% - запланированное время, 20% - резерв времени на незапланированные действия, 20% - творчество.
Вспомним функции управления
«Золотые» пропорции планирования времени сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.
возвращаемся к правилам планирования времени
3. Важно фиксировать и перепроверять, как и на что вы используете свое время.
Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:
Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);
Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);
Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);
Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);
Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);
Постоянное выполнение работы за своих коллег (кажется, что так будет быстрее или надежнее);
Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);
Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);
Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).
После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых вы участвовали. Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.
Хронофаги-поглотители времени:
Отсутствие целей
Нечеткая постановка целей
Отсутствие приоритетов
Попытка слишком много сделать за один раз
Плохое планирование дня
Личная неорганизованность, незнание того, с чего начать
Недостаток мотивации
Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски нужных записей
«Расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности
Отрывающие от дел телефонные звонки
Болтовня на частные темы
Отсутствие самодисциплины
Медлительность
Длительное ожидание
Спешка, нетерпение
4. Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде дела. Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу при составлении плана на следующий период.
5. Разделите задачи на долго-, средне- и краткосрочные. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с этим.
Как определить, какие из дел важные и срочные? В этом нам поможет метод Эйзенхауэра. Вернемся к обычному утру директора и распределим дела с применением решетки Эйзенхауэра.
Важное срочное - требует немедленного решения.
Важное не срочное - стоит поручить другому или наметить на не напрягающий вас срок его выполнения. (здесь главное- не затягивать до момента, когда оно станет важным срочным).
Неважное несрочное- дело лучше игнорировать, так же как и неважное срочное (его можно перепоручить кому-то сделать).
6. Работайте над своими планами регулярно и системно (доводите до конца начатое дело).
7. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования, планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.
8. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени (н-р: лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течении следующего целого дня нагонять упущенное накануне).
9. Составляйте свои временные планы на формулярах собственного изготовления или на специально разработанных карточках. (вы всегда будете иметь полный обзор дел).
10. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние, а не просто действие.
11. Предусматривайте в плане столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
12. Устанавливайте точные сроки исполнения задач.
13. С самого начала в своих планах устанавливайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
14. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные дела быть выполнены полностью.
15. Планируйте выполнение рутинных функций: просмотр документации, обход ДОУ.
16. Стремитесь сократить расход времени на непродуктивную деятельность.
17. Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и кратковременных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.
18. Старайтесь сделать свои рабочие дни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей.
При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов как в плане личной жизни, так и карьеры.
Итак, рассчитаем личный капитал времени.
Исходные данные для расчета капитала времени
Показатель Условное обозначение Значение
Возраст, лет ВЛ 40
Пенсионный возраст, лет ВП 55
Число календарных дней в году NK 365
Число рабочих дней в году NP 250
Продолжительность рабочего дня ТЧ 7
Число свободных часов в течение рабочего дня ТС 2
Число выходных дней NB 115
Число свободных часов в течение выходного дня NC 10
Капитал личного времени КЛ состоит из капитала рабочего времени КР и капитала свободного времени КС:
КЛ = КР + КС
Капитал рабочего времени определяется как:
КР = (ВП – ВЛ) * NP* ТЧ = (55 – 40) * 250 * 7 = 26250ч
Капитал свободного времени:
КС = (ВП – ВЛ) * NР * ТС + (ВП – ВЛ) * NВ * NС = (55 – 40) * 250 * 2 +
+ (55 – 40) * 115 * 10 = 24750ч
Капитал личного времени:
КЛ = 26250+ 24750 = 51000ч
Расчеты показывают, что я располагаю ограниченным ресурсом времени. В моем распоряжении всего 24750 часов свободного времени. Гораздо больше времени (26250 часов) уходит на работу.
Что можно совершить за 26750 часов? Все зависит от того, какие цели я преследую. Это можно установить методом инвентаризации целей, т. е. разобраться в том, чего я желаю.
Если подытожить, что является основным в тайм-менеджменте?
Самое главное – планирование времени должно войти в привычку. Как только это произойдет, вы будете делать это так же, как чистить зубы по утрам. Это станет неотъемлемым ритуалом. И эффективность сильно возрастет. Будет время, чтобы заняться повышением профессионализма, подумать над стратегиями, заняться собой. Это и есть цель. Если тайм-менеджмент не войдет в привычку, результата приносить не будет. Он будет, но от раза к разу. Нестабильно. Так же, как если садиться на диету и правильно питаться 1-2 дня в неделю, а потом "отрываться". Эффекта не будет. Здесь обязательно должна быть система. Кроме того, необходимо постоянно развиваться в этом направлении: читать специальную литературу, посещать семинары и тренинги, практиковать новые техники. Рекомендую начать знакомство с тайм-менеджментом с книг Глеба Архангельского и Стивена Р. Кови.
Время — самый бесценный, самый незаметный ваш ресурс. Научитесь им управлять, научитесь ставить цели, планировать дела, жизнь, чтобы, однажды оглянувшись назад, вы увидели свое радостно улыбающееся Время, которого вам всегда и на все будет хватать!
Успехов в работе!
