Анна Гудкова
Увеличение эффективности работы старшего воспитателя с электронной документацией через устранение существенных потерь
1 слайд
Увеличение эффективности работы старшего воспитателя с электронной документацией через устранение существенных потерь
2 слайд
Что такое бережливые технологии? Зачем же все-таки необходимо внедрять технологии бережливого производства в образование?
«Бережливые технологии в ДОО» – технологии, направленные на повышение эффективности и улучшения качества услуг в дошкольных образовательных организациях, сокращение различных видов потерь во всех сферах деятельности ДОО, развитие критического мышления сотрудников.
Публикация «Увеличение эффективности работы старшего воспитателя с электронной документацией через устранение существенных потерь» размещена в разделах
- Старшая группа
- Темочки
- Конкурс для воспитателей и педагогов «Лучшая методическая разработка» декабрь 2020
3 слайд
Основными ценностями бережливых технологий являются:
- признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности;
- своевременное выявление изменений требований общества с целью улучшения качества процессов и услуг;
- снижение потерь.
Внедрение бережливых технологий приведет к эффективному воздействию на образовательный процесс, позволит выявить недочеты в системе образования, устранить потери.
В системе образования возможны следующие потери при оказании услуг. (Все виды потерь продемонстрированы на слайде).
4 слайд
Виды потерь В сфере услуг/ управлении
Перепроизводство
лишняя переписка, выполнение работы, не создающей ценности, подготовка ненужных отчетов и копий документов
Ожидание
длительные сроки согласования и принятия решений, медленная работа компьютерной техники ожидание в очередях, ожидание информации и другие административные барьеры; неэффективное использование рабочего времени
Дефекты / переделка
ошибки и пропуски в данных, непонятные требования и инструкции
Лишнее передвижение не эргономичная организация рабочего пространства
Избыточные запасы
хранение ненужных, устаревших документов, избыточные архивы, незавершенная работа, залежи канцелярии
Излишняя обработка
лишняя информация в слайдах; избыточная информация в документах (письмах); ненужные согласования
Излишняя сложность процессов
лишние шаги процессов, нечеткие должностные инструкции, дублирование выполняемых функций, излишний документооборот, архивирование документов
Нереализованный потенциал сотрудников
отказ от идей сотрудников в процессах совершенствования; выполнение мастером дел подмастерья; выход за пределы рамок «должностных обязанностей»
4 слайд
Что бы оптимизировать систему образования, необходимо устранить все виды потерь. Нужно устранить все устаревшие бумажные запасы, не несущие полезной информации на сегодняшний день, а лишь занимающие помещения в организации.
Ошибки при работе допускаются всеми сотрудниками, это человеческий фактор: неправильно введенные данные; утеря информации или документации; недостоверная информация в документе; неудобная организация папок в компьютере или папок в картотеке. Устранить их помогут средства предупреждения ошибок, систематические короткие совещания как по организации в целом, так и по отдельным подразделениям, эффективная система документооборота, визуальный контроль.
5 слайд
Сегодня существует такая проблема в образовательных учреждениях, как составление многочисленных отчетов в электронном и бумажном виде, изготовление лишних копий документов, дублирование одной и той же информации в нескольких документах (источниках). Для решения выхода из этой ситуации необходимо проанализировать потребность в тех или иных видах отчетных работ и в форме их предоставления.
Лишняя переработка, которая не несет за собой полезного эффекта, а только затраты времени, является еще одним вредителем для организации. Сотрудник часто выполняет не нужные и бесполезные операции. Это возникает вследствие отсутствия четких указаний и регламентаций деятельности.
Ожидание в предоставлении необходимой информации, людей, подписи и т. д. неизбежно приводят к потерям. В образовательных организациях зачастую выполнение одной операции зависит от других сотрудников. Требуется подписание одного документа несколькими лицами. Возникают проблемы при сотрудничестве и обмене информации.
6 слайд
Все эти проблемы (потери) необходимо устранить, используя инструменты бережливого управления:
1. Доска задач (канбан) позволяет визуально и очень наглядно отслеживать с начала и до конца процесс работы над любым проектом. Это обычная таблица с несколькими столбцами-колонками. Содержание разделов меняется в зависимости от текущих проектов (или от ваших задач).
В общем случае колонки следующие:
• Задачи – в этом столбце размещают карточки со всеми задачами по текущим проектам (что планируется – название проекта)
• В работе – здесь расположены карточки с сегодняшними текущими задачами, над которыми в данный момент идет работа, и которые выбраны из общего списка задач
• Выполнено – полностью законченные и проверенные задачи.
Эти колонки являются основными и очень наглядно отображают на доске движение задачи от возникновения к ее разрешению (по мере выполнения работ над проектом соответствующая карточка вручную работником перемещается по колонкам).
2. Лишние движения в процессе работы поможет устранить такой инструмент бережливого производства как система 5С.
5С представляет собой систему организации рабочего места, состоящая из 5 последовательных шагов.
1) Сортировка (упорядочи, отделив нужное от ненужного) - предполагает чё ткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних:
незавершенное производство (ненужные документы, материалы);
неиспользуемое оборудование, транспортная тара и т. д. ;
испорченное оборудование;
2) Соблюдение порядка (аккуратно расположи, что осталось) – организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать, раскладывание предметов там, где они будут находиться под рукой. Расположение предметов должно отвечать требованиям безопасности, качества, эффективности работы,
3) Содержание в чистоте (уборка) – соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
4) Стандартизация (поддержание порядка, дисциплина) – необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Подразумевает формальное, письменное закрепления правил содержания рабочего места, технологии работы и других процедур; пошаговое описание действий и методы выполнения работы.
5) Совершенствование (формирование привычки) – самодисциплина, воспитание привычки точного выполнения установленных правил организации рабочего места.
На данный момент в детских садах организованы рабочее пространство заведующего и старшего воспитателя, воспитателей, помощников воспитателей.
Внедрение инструмента 5С позволит повысить качество рабочего процесса по средствам сокращения количество ненужных движений. Ненужная транспортировка документов или перемещения людей, поиск нужных документов на компьютере или бумажных базах хранения информации приводит к затрате временного ресурса.
1. Картирование процесса – схема (алгоритм, изображающая каждый этап движения материальных и информационных потоков с целью выявления возможностей совершенствования текущего процесса и его приближения к идеальному состоянию.
Цель картирования устранить все потери и свести всю незначимую работу к минимуму.
Задачи картирования:
- Визуализация каждого этапа процесса;
- Выявление потерь и их источников;
- Разработка рациональных (эффективных) управленческих решений для оптимизации процесса
Все участники картирования включаются в «Команду проекта».
Визуализация
В детских садах внедряются элементы применения визуализации, направленной на повышение безопасности детей, родителей и сотрудников. Появилась разметка открывания дверей в коридорах, система пространственной навигации (указатели, система стандартизации ежедневных операций в режиме дня воспитанников детского сада (разработаны алгоритмы ежедневных действий детей, создается креативная среда с использованием системы 5 С в работе групповых ячеек (надписи на шкафах и т. д.).
7 слайд
Эффективность работы старшего воспитателя с электронной документацией повыситься при сокращение все видов потерь. посредствам простых и продуктивных инструментов.
Кроме того, сфера образования может стать «инструментом», который позволит сформировать «экономически бережливую личность». Для этого сфера образования имеет все возможности, которые необходимы для изменения менталитета, который посредством образовательных технологий может стать бережливым. Именно образование поможет сформировать «бережливое мышление».
Данный материал разработан совместно со старшим воспитателем МБ ДОУ "Детский сад №258" г. Новокузнецка Шмидовой Н. В.
