Наталья Никитина
Технология рационального использования рабочего времени
Предлагаю вам, уважаемые коллеги, стать активными участниками деловой игры, целью которой является приобретение знаний по рациональному распределению рабочего времени.
А для начала мы поговорим о понятии, активно вошедшем в нашу жизнь и способным организовать наше время, а также спланировать любую деятельность, которая будет способствовать нашей успешности.
Публикация «Технология рационального использования рабочего времени» размещена в разделах
Самоменеджмент определяется как «последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время». Иными словами, самоменеджмент – это управление собой.
Основные цели самоменеджмента:
- максимальное использование времени и своих возможностей;
- сознательное управление течением жизни;
- преодоление внешних обстоятельств, как на работе, так и в личной жизни.
Практическое применение техники самоменеджмента.
Одна из основных функций самоменеджмента - планирование личного времени.
При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния – времени.
Тест «Управляете ли Вы своим временем?»(психолог)
Психологи предлагают выделить следующие основные правила планирования рабочего времени :
-Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.
-Осуществлять реалистичное планирование.
-Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.
- Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.
-Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.
-В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.
-Планировать использование также личного времени.
-Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.
-Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.
-Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.
-При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.
-Предусматривать в планах время на повышение квалификации.
-Согласовать свои планы с коллегами.
-В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.
-При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.
- Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.
-Устанавливать точные сроки выполнения дел.
-Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.
-Обеспечивать гибкость планов.
-Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.
-Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.
-Составлять план на день накануне вечером, а утром его корректировать.
-Все планы составлять в письменной форме. (Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе).
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
• долгосрочный (3-5 или более лет);
• среднесрочный (1-3 года);
• текущий (1 день-3 месяца - квартальные, месячные, декадные, недельные, дневные планы).
Рациональная организация труда педагога ДОУ в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.
Время, необходимое для выполнения действительно важных дел, зачастую тратится на срочные, но менее важные дела. Весьма часто возникают ситуации, когда человеку надо быстро принять решение, какому делу отдать предпочтение. Согласно правилу Д. Эйзенхауэра приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.
В зависимости от срочности и важности различаются:
• срочные - важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому выполнять;
• срочные - менее важные дела. В этом случае существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате решать только эти задачи, потому что они срочные. Если же они, однако, являются не столь важными, то должны быть делегированы, поскольку для их выполнения не требуется каких-либо особых профессиональных качеств;
• менее срочные - важные дела. Они, как правило, могут подождать. Трудности возникают тогда, когда эти дела превращаются в срочные и должны быть выполнены нами в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень их важности и попробовать полностью или частично перепоручить их выполнение ;
• менее срочные - менее важные дела. Как правило, необязательно сразу приниматься за эти дела или поручать их кому бы то ни было. Некоторые из этих дел следует отправить в архив или в корзину.
Несмотря на то, что популярность этому методу принес Стивен Кови, описав его в своей книге «Главное внимание - главным вещам», сама идея принадлежит президенту США Эйзенхауэру.
Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с каким-либо делом, вы должны задать себе два вопроса. Первый - это важно? И второй - это срочно?
Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4 группы:
1. Срочное и важное – например, отчет, табель, потек кран в квартире и т. д.
2. Не срочное, но важное – это аттестация, открытое занятие.
3. Срочное и неважное – это чаще всего какие-то непредвиденные ситуации. Например, срочная, заранее незапланированная встреча или такой же телефонный звонок. Так же сюда относятся различные хлопоты, не связанные с достижением ваших целей.
4. Не срочное и неважное – то, на что мы тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми любимые в настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные игрушки. Никакой пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть вашего времени.
Порядок, в котором вы будете выполнять эти задачи, очень важен. Когда у вас появляется минутка свободного времени, не поленитесь и распределите предстоящие дела по данным категориям.
Очевидно, что первыми необходимо браться за дела, которые находятся в квадранте «важно и срочно». А вот насчет следующего квадрата не все логично на первый взгляд.
Эйзенхауэр говорил:
"Важные дела редко бывают срочными и срочные редко бывают важными".
Итак, во вторую очередь вы должны тратить время на важные задачи, которые не являются срочными и только после этого браться за срочные и неважные дела.
Задачи из 4 квадрата «не срочно и неважно» не должны вас отвлекать. Если у вас будет свободное время, вы можете заглянуть в этот квадрант. Хотя, даже если до них дело не дойдет, вы ничего не потеряете, ведь они не были важны в любом случае.
Когда вы осознанно начнете распределять предстоящие дела по квадрантам, исходя из их важности, вы, в конце концов, перестанете отвлекаться на бесполезные дела, которые отнимают у вас время и, таким образом, сэкономите время, станете более целеустремленными и сможете быстрее и эффективнее справляться со своими делами.
«Ловушки» и «поглотители» времени
В процессе работы над определенным делом мы часто замечаем, что переключились, и занимаемся чем угодно, но только не основным делом. Как это происходит?
«Ловушки времени» - это такие ситуации, когда вы выполняете либо ненужную, неважную работу, либо задачу, неправильно сформулированную вами, либо кем-то для вас.
Это могут быть:
• Постановка недостижимой цели
• Постановка ложной цели
• Неправильная постановка правильной цели
• Неправильное планирование
• Неэффективное делегирование полномочий
• Кризисные ситуации
«Поглотители» времени – это такие процессы, в которых вы принимаете активное или пассивное участие по неэффективному использованию времени.
Это:
• Решение неприоритетных задач
• Излишняя коммуникабельность
• Желание знать все
• Медленное включение в работу
• Болтовня
• Эффект откладывания
• Спешка
•Телевизор, интернет
• Недостаточный контроль за выполнением дел
• Длительные разговоры по телефону.
Предлагаю проанализировать список некоторых «поглотителей» времени и определить 5 из них, те, которые мешают лично вам быть успешными и преуспевающими. (психолог)
Самоменеджмент – ключевая техника, которой владеют немногие, и в этом нет ничего удивительного, потому что ни в школе, ни в университете нас не учат тому, как ставить перед собой профессиональные цели и достигать их, организовывать свою работу, правильно использовать время и эффективно сотрудничать с коллегами или развивать коммуникативные способности. Уже будучи сотрудниками или руководителями различных предприятий приходит осознание того, что неорганизованный стиль работы обходится слишком дорого (если учитывать как деньги, так и время и нервы). Поэтому в настоящее время жизненно необходимо и крайне полезно уметь организовать свое рабочее пространство для достижения максимального успеха. Этому нужно учиться и в результате целенаправленных усилий обязательно будет достигнут положительный эффект.
Представьте себе песочные часы. Песчинки – эти чудесные мгновения жизни – все время падают вниз. Обратите внимание: ни одна из песчинок вверх не возвращается. Внимательное и рациональное отношение к своему времени – гарантия того, что каждый из нас может любую из этих песчинок превратить в драгоценный камень.
В результате чего стать богаче и счастливее, поэтому находите время :
• Для работы – это условие успеха;
• Для чтения – это основа знаний;
• Для размышлений – это источник силы;
• Для дружбы – это условие счастья;
• Для игры – это секрет молодости;
• Для веселья – это музыка души;
• Для любви – это истинная радость жизни!
Наталья Никитина | Все публикации
