Елена Ботникова
Документационное обеспечение управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов. Документы – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
Публикация «Документационное обеспечение управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении» размещена в разделах
В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
В основных государственных документах (Закон «Об образовании в РФ» 2013г., Национальная доктрина образования Российской Федерации до 2025г., «Стратегия развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на (2014-2020годы)»., государственная программа РФ «Информационное общество» (2011-2020годы) большое внимание уделяется использованию в области образования современных телекоммуникационных и информационных технологий, электронных средств, создающих единое информационное пространство, способствующее повышению качества дошкольного образования.
Проблемы документооборота учреждений нашли свое отражение в трудах зарубежных учeныx в oблacти упpaвлe ния: P.В. Гутча, C. Двopaчeка, A. Xaйeка, Т. Питepe, X. Peшкe, X. Шeллe, тaк и в трудах oтeчecтвeнныx : В. Н. Буpкoва, В. И. Вopoпaeва, З. М. Гaльпepинa, И. И. Мaзу., М. Л. Paзу, В. Д. Шaпиpo, М. В. Шeйнбepга, и дp., в работах акцентируется внимание на значимость управленческой информации.
Теоретические вопросы управления рассмотрены в работах: Н. Н Кушнаренко., М. П. Бобылева., Е. П. Смирновой., Л. Н. Кaчaлинa., В. А. Кудpяeва., К. Г. Митяeва., А. В. Пшeнкo., В. В. Бapoнoва., Г. Н Кaлянoва., И. Н. Титoва, Н. В. Варадиноваи др.
Этимологический анализ показывает, что термины документационное обеспечение управления и делопроизводство согласно ГОСТа Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» одинаковые по значению. Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Понятие Документационное обеспечение управления применяется с 1970-х гг., когда в сферу работы с документами стали внедряться средства вычислительной техники и информационные технологии. «Документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. С вступлением в силу 1 марта 2014г нового стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», были разделены два понятия документационное обеспечение управления и делопроизводство, из них выделили три: делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;
Документационное обеспечение (управления, ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
управление документами : Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. На данный момент в литературных источниках эти понятия никак не отслеживаются, и мы рассматриваем их как синонимы. В данной работе рассматриваем под «документационным обеспечением управления», документирование и организация делопроизводства посредством компьютерных технологий работы с документами. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление, организация работы с документами это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в дошкольном учреждении. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль над сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
Документооборот дошкольного учреждения включает в себя совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений. От четкого выполнения каждой операции при работе с документами зависит не только скорость их перемещения, но и эффективность процесса управления в целом.
Повторение типовых стадий документооборота и функций работы с документами позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для ее автоматизации. В современных организациях следует учитывать, что документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. Все стадии принятия управленческих решений сопровождаются восприятием и оценкой информации человеком. Организация документооборота в дошкольном учреждении имеет специфические черты, связанные как с человеческим фактором, так и с особенностями управления.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации организационной формы делопроизводства.
В течение года по дошкольному учреждению проходит большое количество различных документов. Чтобы проанализировать документооборот дошкольного учреждения, нужно видеть весь объем входящих, исходящих и внутренних документов. Документопоток объема документооборота в дошкольном образовательном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г., можно увидеть в таблице
Таблица Документопоток и объем документооборота в дошкольном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г.
Входящие Внутренние Исходящие
Приказы 98 Распоряжения 35 Отчеты 28 (в ПФ и отдел образования)
Письма 15 Учебные планы 6 Табель учета рабочего времени 15
Телефонограммы 3 Списки обучающихся 48 Заявки 121
Служебные записки 36 Личные дела обучающихся детей (126) Служебные записки 21
Объяснительные записки 3 Карты развития(126) Объяснительные записки 3
Приказы по личному составу 198
Служебные письма 19
Из проведенного анализа мы сделали вывод, что объем документооборота дошкольного образовательного учреждения выделяется множеством информационных потоков (входящие, исходящие, внутренние, а также большим видом документации.
Изучение практики и теоретический анализ источников выявили особенности документооборота дошкольных образовательных учреждений :
Образовательную и управленческую деятельность дошкольного образовательного учреждения сопровождают документы, так как они являются основой документооборота и организацией учебного процесса.
В связи с введением ФГОС в дошкольных образовательных учреждениях увеличился объем документации (как в сфере управления. так и в учебной деятельности).
Отдаленность документов создаваемых и обрабатываемых в различных отделах (бухгалтерия отдалена от кадровой службы).
Малое количество унифицированных документов.
Многолетнее хранение документов (от 10 до 70 лет).
Большие трудовые затраты на составление и подготовку документов.
Отсюда можно сделать вывод, что в дошкольных образовательных учреждениях обращается многообразие различных видов документов, которые имеют определенные этапы прохождения, и образуют документооборот учреждения, регламентируемый нормативно-методической и законодательной базой. Также нужно учесть что нормативно – законодательная база постоянно меняется и совершенствуется, в связи с этим организация работы с документами выражает существенную составную часть документационного обеспечения управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении.
В течение исследования, нами был разработан социально – педагогический инструментарий, целью которого являлась – оценка состояния документооборота и делопроизводств, требовалось обнаружить и раскрыть недостатки в организации делопроизводства.
В результате анализа отметили следующие недостатки в организации делопроизводства: неизбежная потеря документов, следовательно и информации; попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу, большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия; избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами.
Полученные данные говорят о необходимости совершенствования системы документооборота в дошкольном образовательном учреждении. Данную проблему на сегодняшний день можно решить внедрением системы электронного документооборота в дошкольном учреждении.
Единственным путем эффективного решения проблемы управления документами, а следовательно дошкольным образовательным учреждением является, автоматизация делопроизводства и документооборота, с помощью новейших технологий, то есть переход на электронный документооборот. Основными причинами перехода являются - сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
В настоящее время существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.
Основными преимуществами электронного документооборота будут являться :
экономия организационно-технических затрат;
упорядочение технологии работы с документами (переход дошкольного учреждения на единую систему делопроизводства и документооборота);
ускорение прохождения документов в дошкольном учреждении за счет электронной технологии рассылки документов и резолюций;
полный контроль за документами и работой персонала с ними;
Повышение эффективности работы с документами.
В связи с этим мы пришли к выводу, что система электронного документооборота в дошкольном образовательном учреждении, может быть естественной составной частью деловых процессов, которые направлены на обеспечение образовательной и управленческой деятельности. Существующие технологии в современное время приводят к тому, что нужно пересматривать действующие принципы, методы ее управления. Система электронного документооборота позволяет провести управление дошкольным образовательным учреждением на новый уровень управления
Список литературы
1. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: практ. пособие с образцами док. / В. И. Андреева. 3-е изд., испр. и доп. М. : Бизнес-шк. «Интел-Синтез», 2000.
2. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр. : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М. : ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2003.
3. Кирсанова, М. В. Делопроизводство в органах государствен-ной власти и местного самоуправления : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. М. : ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2004.
4. Кудряев, В. А. Организация работы с документами : учебник / В. А. Кудряев [и др. ]. М: ИНФРА-М, 1999.
5.https://www.intertrust.ru/analytics/articles/311/
Елена Ботникова | Все публикации
