Наталья Сахарова
Мастер-класс для старших воспитателей «Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ»
Цель: Трансляция опыта педагогической деятельности по формированию рабочего пространства старшего воспитателя.
1. Организационный момент
2. «Квик-настройка»
3. Компьютерная презентация «Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ»,
включающая в себя:
• Основные понятия
• Функции номенклатуры дел
• Виды номенклатур дел
• Содержание номенклатуры дел
• Правила и порядок формирования дел
• Хранение дел
Публикация «Мастер-класс для старших воспитателей „Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ“» размещена в разделах
- Мастер-классы для воспитателей и педагогов
- Методические материалы для педагогов и воспитателей
- Работа. Педсоветы, семинары, тренинги для педагогов
- Старшая группа
- Темочки
4. Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ (трансляция опыта)
• Перечень документов
• Примеры оформления дел
5. Рефлексия, оценка эффективности мастер-класса
- Я предлагаю начать наш мастер-класс с квик-настройки :. - это настрой на успешную работу:
Долгий поиск нужного документа, перекладывание различного материала с места на место и т. п. Такое случается от неумения, а порой незнания как организовать свое рабочее место.
Самоорганизованность – это не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Другими словами, организованными и эффективными не рождаются – ими становятся.
- тема нашего мастер-класса «Номенклатура дел старшего воспитателя ДОУ»
Для начала разберемся с основными понятиями:
• делопроизводство деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ДОУ;
• документирование фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
• документ это текстовая информация по какому-то одному вопросу, оформленная в установленном порядке на листах бумаги и включенная в документооборот.
• документооборот движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
• дело совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности ДОУ.
• Формирование дел – это систематизация документов внутри дела и группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел
• номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения;
• Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
— систематизация и закрепление индексов дел;
— распределение исполненных документов в дела;
— ускоренный поиск документов в деле;
— установление сроков хранения дел;
— для учета ведения дел сотрудниками учреждения.
• Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная.
ТИПОВАЯ
Составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций.
Является нормативным документом
ПРИМЕРНАЯ
Устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса.
Носит рекомендательный характер
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ
Представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в организации в течение календарного года, отдельно для каждого структурного подразделения организации
Составление индивидуальной номенклатуры дел - кропотливая работа, требующая корректировки, изучения и применения нормативных документов. Наличие номенклатуры дел учреждения не усложняет его работу, а наоборот, упорядочивает ведение делопроизводства, разные версии отчетов, дублирование документов и пр. При составлении индивидуальной номенклатуры дел, происходит количественная и качественная оценка дел, ведущих каждым специалистом учреждения.
Учреждения должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы архивов организаций», М., 2002.
Наличие номенклатуры дел в организации предусмотрено законодательством РФ:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление Правительства РФ от 15.06.2009 №477)
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23.12.2009 №76)
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»
ГОСТ Р 51141 -98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558)
Положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176
Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64)
• Содержание номенклатуры дел
Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 4-5 граф.
В первой графе «Индекс дела» проставлены индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (наименования должности специалиста, направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 – 01, 01 – 02, 01 – 03. 02 – 01, 02 – 02, и т. д
Первые две цифры обозначают, индекс раздела номенклатуры дел учреждения, вторые две цифры – порядковый номер дела, которое заведено в данном разделе.
01 - организация управления, 02 – образовательная работа, 03 – медицинская часть, 04 – финансово-хозяйственная деятельность.
Вторая графа «Заголовок дела» включает заголовки дел, расположенные по степени значимости дел, составляющие дела, в логической последовательности. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном учреждении не образуются.
При объединении в одном заголовке разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «Документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в заголовок, например, «Документы (акты, справки, сводки, представляемые структурным подразделением руководству учреждения».
На дело, состоящее из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и составляется заголовок каждого тома (части, уточняющие содержание заголовка дела.
В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документов могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело с обобщенным названием.
В графе «Кол-во ед. хр.» указывается количество дел заведенных в делопроизводстве в целом по учреждению, на конец календарного года.
В графе «Срок хранения» указаны сроки хранения.
Сроки хранения дел распространяются на все дела, независимо от того, поступают дела на хранение в архив учреждения или же хранятся по месту их создания.
Отметка «Постоянно» применяется к делам, которые имеют научно-историческую ценность, длительное практическое значение и по истечении 2-х лет, должны быть упорядочены и по описям переданы в архив учреждения.
Графа «Примечание» комментирует и уточняет сроки хранения дел.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций
• Распределение и раскладка исполненных документов в дела
• Расположение документов внутри дел в определенной последовательности
• Оформление обложек дел
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.
На обложках указываются:
наименование организации (полное и краткое);
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
срок хранения дела.
При формировании дел следует соблюдать ряд правил:
• Формат страницы А4;
• Текст - шрифт “Times New Roman”;
• Наименования разделов с указанием индекса –16-й кегль; индексы, заголовки дел – 14-й кегль;
• Каждый раздел номенклатуры дел оформляется с нового листа;
• В конце даются три свободных номера для заведения новых дел в течение года
В заголовке дела используются термины:
• Книга. (Книга учета личного состава);
• Журнал. (Журнал посещений);
• Переписка с.
• Документы. (документы по одному вопросу, в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).
В заголовке дела не используются:
• Термины “разное”, “черновики” и др. ;
• Одно слово “списки”, “акты”, “отчеты”, “справки” - необходимо уточнение (“списки многодетных и малообеспеченных семей”; “справки по результатам контроля” и пр.).
В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые экземпляры документов.
Документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.
В дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.
Внутри дела документы также должны систематизироваться. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней.
Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся.
Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, на жестком диске специально выделенного компьютера.
В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации – бумажных или электронных. В последнем случае делается отметка в примечании номенклатуры дел – «ведется в электронном виде».
Сформированные и законченные дела хранятся в ДОУ до передачи их в архив организации.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
Документы могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В нем указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.
Давайте рассмотрим примерный перечень документов для номенклатуры дел старшего воспитателя (работа с перечнем)
Объясняю и показываю примеры оформления дел.
На память о нашей встречи я предлагаю вам памятки, которые пригодятся в вашей работе. И попрошу вас ответить на предложенные вопросы.
