Сарижат Магомедова
Инструменты и методы бережливых технологий
Для совершенствования деятельности и снижения потерь используется определенный набор инструментов. Их более 25 основных инструментов. Мы рассмотрим некоторые из них, наиболее распространенные и оптимальные для использования в дошкольных образовательных организациях.
Использование инструментов бережливого производства - наиболее короткий путь к росту качества оказываемых услуг, прозрачности управленческих процессов, уменьшению потерь ресурсов, повышению уровня удовлетворенности клиентов, росту вовлеченности сотрудников в процесс производства и усилению их мотивированности.
Публикация «Инструменты и методы бережливых технологий» размещена в разделах
1. Листы проблем и предложений при реализации проекта по улучшению
Для усиления вовлеченности сотрудников, а также клиентов (заявителей) в процесс совершенствования и улучшения работы учреждения организуется сбор предложений и проблем. Для этого в здании вывешиваются листы проблем и предложений с закрепленной ручкой (карандашом).
Подданные предложения (проблемы) анализируются и при возможности решаются, что указывается в листах проблем и предложений. В случаи невозможности их решения дается ответ, и указываются причины невозможности решения вопроса. На каждую запись в листах проблем и предложений должна быть реакция администрации учреждения. В организации утверждается регламент по работе с предложениями, определяется система мотивации за подачу лучших предложений.
Листы проблем и листы предложений для посетителей образовательной организации должны быть размещены в местах их наибольшей концентрации, например, в местах ожидания с учетом наличия свободного к ним доступа.
Листы для сотрудников образовательной организации размещаются в рабочих помещениях, в которые имеется свободный доступ для всего персонала (комнаты отдыха, проектный офис).
Не допускается размещение листов проблем и листов предложений в кабинетах административного персонала образовательной организации (кабинет руководителя, заместителей руководителя и пр.).
ЛИСТ ПРОБЛЕМ
ЛИСТ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Листы закрепляются на ровной гладкой поверхности (стена, флипчарт, стенд и пр., комплектуются предметами для письма (карандаш, ручка и пр.).
Для оформления листов проблем и предложений рекомендуется использовать бумагу формата А2. Лицо, выявившее проблему, вносит информацию о ней в графу «Наименование проблемы» и в соответствующей строке графы «Дата написания» указывает дату внесения информации. Лицо, вносящее предложение, вписывает информацию о нем в графу «Предложения» и в соответствующей строке графы «Дата написания» указывает дату внесения информации.
Принятие решения о начале работы над устранением проблемы или над реализацией предложения осуществляет рабочая группа путем ежедневного изучения сводной информации о поступивших проблемах и предложениях.
В случае, если принимается решение об отказе от работы по устранению проблемы или реализации предложения, информация об этом вносится соответственно в лист проблем и лист предложений.
В графу «ФИО исполнителя» вносятся сведения о лице, принявшем данное решение, в графу «Дата решения» вносится информация о дате принятия решения, в графу «Примечания» вносится информация, поясняющая объективную причину отказа от работы по устранению проблемы или реализации предложения.
При этом графа «Статус» не заполняется. В случае принятия решения о начале работы по устранению выявленной проблемы или начале работы над реализацией предложения графа «Статус» заполняется в соответствии с проблемой.
Также вносится соответствующая информация в графы «ФИО исполнителя», «Дата решения», «Примечания». Обновление информации в графе «Статус» и «Примечание» в отношении каждой проблемы и предложения, по которым начата работа, осуществляется ответственным лицом рабочей группы ежедневно.
Полностью заполненные листы проблем и листы предложений размещаются в доступном для обозрения месте до внесения в них сведений (статус, дата решения) об устранении всех выявленных проблем и реализации всех поступивших предложений, либо об отказе от работы по поступившим проблемам и предложениям.
2. Информационные стенды проекта по улучшению
Целью создания информационных стендов проектов по улучшению является информирование сотрудников образовательной организации о ходе реализации проекта.
Визуализация информации позволяет руководителю оперативно оценивать состояние проекта, а сотрудникам – предлагать свои идеи.
Помещение, где размещается информация о проектах (карты, доски и графики, показывающие ключевые контрольные точки проекта, ход его реализации, описание сложностей и различных технических проблем, проводятся совещания рабочих групп проектов – называется «Комната Обея». «Обея» в переводе с японского языка означает «большое комната», «помещение».
«Обея» способствует эффективной и быстрой коммуникации, создается с целью инициации, планирования, контроля мероприятий проекта, обсуждения и решения общих вопросов, проблем и планов.
«Обея» :
- помогает командам визуализировать весь процесс разработки продукта (документа, проекта, мероприятия и т. д.);
- помогает в планировании и решении проблем;
- способствует созданию самоуправления и ответственности за счет командной работы;
- простая для внедрения, гибкая, легко изменяемая и обновляемая среда.
Наглядно-демонстрационный материал, размещаемый в проектной комнате «Обее» :
- регламентирующие документы по проектной деятельности;
- информация по рабочим группам проектов;
- дорожная карта по реализации проекта;
- тактический план реализации проектов;
- листы проблем, листы предложений;
- карта потока создания ценности (картирование);
- описание философии, ценностей, принципов и инструментов бережливого производства.
Информация на стендах должна обновляться не реже 1 раза в неделю. Необходимо определить сотрудника, ответственного за оформление стендов и его актуализацию.
3. Методика работы с проблемами
Постановка целей и задач в рамках оптимизации любого процесса подразумевает определение мероприятий по выявлению и последующему решению существующих проблем.
Для выявления существующих проблем первостепенно стоит задача построения причинно-следственных связей и выявления коренной причины, которая зачастую находится не на поверхности.
Игнорирование данного обстоятельства, быстрые решения, «тушение пожаров» ведут к воспроизведению выявленных отклонений в будущем в связи с сохранением источника потерь внутри процесса.
Данный этап важен, так как обеспечивает команду проекта информацией, необходимой для разработки плана изменений и внедрения управленческих мер, улучшений, требующихся процессу.
Бережливое производство предлагает использование ряда методов для поиска коренных причин, которые могут быть применены как совместно для работы над одной проблемой, так и по отдельности:
- метод 5 «Почему?»;
- вопросная техника 5W1H (метод Киплинга);
- диаграмма Исикавы;
- диаграмма связей;
- пирамида проблем.
4. Мониторинг устойчивости улучшений, внедренных в результате реализации проекта
Для любого проекта крайне важным является долгосрочность и устойчивость эффекта, полученного при реализации проекта.
Результаты, достигаемые при использовании инструментов и методов бережливого производства в рамках оптимизации работы образовательной организации, на первом этапе могут быть нестабильным, имеется риск возврата к предыдущему состоянию.
Мониторинг является одной из функций управления проектом и помогает определить, насколько достигнуты запланированные цели, судить об эффективности, результативности и устойчивости результатов работы и, соответственно, минимизирует риск возврата к предыдущему состоянию. Иными словами, внедренные улучшения должны анализироваться с определенной периодичностью для оценки результата (соотношения «цель-факт») и предотвращения ухудшения ситуации.
Для проведения мониторинга необходимо:
1. Определить показатели, соответствующие поставленным целям.
2. Установить источники информации для расчета показателей.
3. Выбрать методы сбора информации (анкетирование, интервью, наблюдение, изучение документации).
4. Определить частоту и график сбора информации и расчета показателей.
5. Назначить ответственных за сбор, анализ информации, расчет показателей.
6. Выбрать технологию обработки и анализа информации.
7. Определить, кому передавать и как использовать результаты анализа. Любое улучшение, внедряемое для усовершенствования внутренних процессов работы образовательной организации, должно быть направлено на достижение измеримых показателей: сокращение времени, расстояния, запасов и пр.
Для мониторинга устойчивости внедренных улучшений рекомендовано использование графика, который в динамике будет отображать результаты внедренных улучшений.
5. Стандартизация работы
Стандартизация - точное описание каждого действия, включающее время цикла, время такта, последовательность выполнения определенных задач, минимальное количество запасов для выполнения работы.
Стандартизированная работа - лучший на текущий момент времени безопасный способ эффективного производства, сосредоточенный на движениях человека и обеспечивающий должное качество продукции (услуги) с минимальными потерями. Состоит из трех элементов: время такта (время цикла); последовательность действий работника; стандартные запасы. Такт – ритм, с которым должна выпускаться продукция, промежуток времени между выпуском двух смежных изделий. Цикл – это совокупность процессов, работ, операций, образующих законченную последовательность, от «пуска» до «пуска».
Стандартизированная работа включает в себя: последовательность операций производственных процессов; детализацию описания кратную единичной операции; указание времени такта производственного процесса; участие в ее разработке самих пользователей Стандарта; внимание на эффективном выполнении рабочих процессов, исключая потери.
Именно стандартизация является основой для осуществления Кайдзен в организации, является первым практическим шагом по направлению к улучшениям.
Важно отметить, что Стандартизированная работа является инструментом для ежедневной деятельности сотрудников компании (как для линейного персонала, так и для менеджеров среднего звена). При этом, она не является Эталоном, как неизменной всеми принятой догмой. Стандартизированная работа, включая в себя ряд общепринятых форм документов, может и должна меняться в виду изменений производственных процессов, а также изменений взаимоотношений между участниками процессов.
Стандартизация работы позволяет:
- сохранить накопленный опыт и лучшие практики, применяемые когда-либо в организации, на предприятии. То, что хранится в голове у одного человека, в один момент может быть потеряно с уходом этого человека из компании;
- оценивать эффективность деятельности сотрудников как индивидуальной, так и групповой. Именно сравнивания работу сотрудника (наблюдая за ним) со стандартом, можно понять насколько правильно и эффективно он работает. При корректирующем воздействии, можно наглядно показать ошибки в работе сотрудника, демонстрируя стандартную работу;
- выявлять проблемы на рабочих местах. В процессе подготовки и заполнения всех форм Стандартной работы можно обнаружить потенциальные проблемы в процессе работы. Появляется возможность предотвратить их еще на стадии проектирования;
- обучать новых сотрудников. Процесс обучения сотрудников становится стабильным и результативным.
При внедрении Стандартизации в организации, важно донести до сотрудников (участников, что стандарт выполнения операции является самым легким и безопасным способом выполнить работу/операцию. Документы, описывающие шаги в процедуре, которым необходимо следовать называются Стандартные операционные карты (СОК). Обычно состоят из текста, графики/рисунков и фотографий, облегчающих понимание процедуры.
6. Разработка стандартной операционной карты (СОК)
Для того, чтобы сохранить проведенные изменения и стабилизировать процесс, необходима разработка рабочих стандартов.
Объектами для разработки СОК являются процессы и операции. По результатам стандартизации разрабатываются стандартные операционные карты (СОК).
Основные требования к рабочему стандарту: краткость, использование средств визуализации (фотографий, эскизов, отражение последовательности выполнения элементов и требований к безопасному производству работ.
7. Применение инструмента 5С
Это технология создания эффективного рабочего места, система принципов, позволяющих постоянно поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте, которая создает фундамент для построения бережливой организации.
Ключевые принципы системы 5С:
1. Сортировка, удаление ненужного.
2. Соблюдение порядка, самоорганизация, определение для каждой вещи своего места.
3. Соблюдение чистоты, систематическая уборка.
4. Стандартизация процессов, операций.
5. Совершенствование порядка и дисциплина.
Как показывает практика, процесс внедрения системы 5С во всех кабинетах идет параллельно с картированием потоков. Начните внедрение системы 5С с проведения генеральной уборки. Это позволит быстро освободиться от значительной части грязи, мусора, ненужных документов, «черновиков» и пр.
