Янчевская Светлана
Электронный документооборот в деятельности образовательной организации
«Электронный документооборот в деятельности образовательной организации»
Современная школа – это не только место, куда по утрам спешат ребятишки за знаниями, а учителя с желанием эти знания передать детям, но и место, где содержится огромное количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени.
Публикация «Электронный документооборот в деятельности образовательной организации» размещена в разделах
Уже более 30 лет работаю в школе и с удивлением вспоминаю, как когда-то мы печатали всю документацию на печатной машинке. Но сейчас представить без компьютера, интернета жизнь современного директора школы или его заместителя невозможно. Рабочий день начинается с просмотра электронной почты и заканчивается им же. Количество всевозможных отчетов, которые обязаны предоставлять администрации школ, стремительно растет. За год каждое общеобразовательное учреждение отправляет в различные ведомства до 30 видов различных форм отчетов.
Как-то упорядочить этот бумажный вал может помочь развитие электронного документооборота. В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Его внедрение является на данный момент очень актуальным, так как ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота. Ведь электронный документооборот в школе - это один из важнейших элементов проведения модернизации системы образования в Российской Федерации. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.
Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Работа с информацией играет важнейшую роль в управленческой деятельности руководителя школы или его заместителей. Однако в реальности при реализации своей информационно-аналитической деятельности администрация школы сталкивается с рядом проблем. Многие данные из-за большого объема и сложности подсчета собираются в школах формально, не точно отражают изменения, происходящие в течение года. Из-за трудности при сборе, хранении, а главное обработке больших объемов информации некоторые показатели совсем не выделяются и не анализируются в образовательном учреждении. Предполагая сложность, а порой и невозможность обработки большого количества информации такая работа становится неэффективной. Очевидна необходимость оптимизации управленческой деятельности школы в вопросах организации информационно-аналитической работы.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Кроме помощи в управлении, развитие информационной составляющей может помочь и непосредственно в учебном процессе. Например, введение электронных дневников и электронных журналов на сайтах школ позволит лучше контролировать успеваемость школьников со стороны родителей. Сделает процесс учебы более прозрачным и будет хорошим подспорьем как для учителей, так и для учеников. Развитие интернет-сайтов общеобразовательных учреждений должно стать одним из приоритетов их развития.
Благодаря системе управления документооборотом будет увеличена эффективность функционирования школы, а также повысится качество обучения школьников, поскольку сократится время, требуемое на ведение документооборота в установленной форме.
