Галина Мацепуро
Тайм-менеджмент как эффективное средство управления
Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение
Детский сад №47 «Бельчонок» посёлка Монино
Щёлковского муниципального района Московской области
ул. Маслова, д. 12, п. Монино, Щелковский район Московская область, 141170 Тел. 8 (496) 259-19-39
Тайм – менеджмент/
Самоменеджмент
Цель представленной работы:
-организация самостоятельной работы слушателя по овладению основными техниками тайм-менеджмента;
- изучению принципов;
- методов и правил достижения личной эффективности путем самомотивации, расстановки приоритетов и целеполаганию;
Публикация «Тайм-менеджмент как эффективное средство управления» размещена в разделах
- планированию;
- расстановке приоритетов, делегированию полномочий;
- контролю и оценке личных показателей деятельности.
Ход работы:
Притча
Профессор философии, стоя перед своей аудиторией, взял пятилитровую стеклянную банку и наполнил её камнями, каждый из которых был не менее трёх сантиметров в диаметре. После чего профессор спросил студентов, полна ли банка?
Студенты ответили: «Да, банка полна». Тогда он взял мелкий щебень, высыпал его в банку и немного потряс её. Щебенка заняла свободное место между камнями. Ещё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: «Да, полна». Тогда он взял коробку, наполненную песком, и насыпал его в банку. Естественно, песок занял полностью существующее свободное место и всё закрыл. Ещё раз профессор спросил студентов, полна ли банка?
Ответили: «Да, и на этот раз однозначно, она полна!»
Тогда из-под стола он достал кружку с водой и вылил её в банку до последней капли, размачивая песок.
— А сейчас я хочу, чтобы вы поняли, что банка — это ваша жизнь. Камни — это важнейшие вещи вашей жизни: семья, здоровье, друзья, дети — всё то, что необходимо, чтобы ваша жизнь всё-таки оставалась полной даже в случае, если всё остальное потеряется. Щебень — это вещи, которые лично для вас стали важными: работа, дом, автомобиль. Песок — это всё остальное, мелочи. Если сначала наполнить банку песком, не останется места, где могли бы разместиться щебень и камни. И также в вашей жизни. Если тратить всё время и всю энергию на мелочи, не остаётся места для важнейших вещей. Занимайтесь тем, что вам приносит счастье: играйте с вашими детьми, уделяйте время супругам, встречайтесь с друзьями. Всегда будет ещё время, чтобы поработать, заняться уборкой дома, починить и помыть автомобиль. Занимайтесь, прежде всего, камнями, то есть самыми важными вещами в жизни; определите ваши приоритеты: остальное — это только песок. Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет вода? Профессор улыбнулся.
— Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть немного места для праздного безделья.
Выступающий представляет аудитории презентацию на тему: «Тайм – менеджмент».
Глоссарий
Тайм–менеджмент – эффективное управление временем
Самоменеджмент – самоорганизация, использование специальных методов работы в повседневной практике с целью оптимизации и рационализации использования времени.
Самоменеджмент – это умение управлять собой, умение руководить процессом управления во времени, пространстве, общении, деловом мире.
Значение тайм–менеджмента / самоменеджмента – организация эффективного использования рабочего времени, а также гармоничного его сочетания с личным.
Причины делегирования работы
С помощью делегирования, подчиненный может раскрыть свои способности.
Отказ от делегирования ведет к перегрузке руководства и замедлению процесса принятия решений.
Эффективность делегирования полномочий (работы) зависит от:
• Определение зон ответственности (полномочия) за каждый вид деятельности/работы.
• Отсутствие подробного инструктирования.
• Самостоятельности подчиненных (например, не делать выводов за них).
• Инициативности подчиненных.
• Спокойного реагирования на некоторые сбои в работе подчиненных.
Планирование – это подготовка к реализации целей и структурированию времени.
К сведению:
Планирование каждый день в течение 10 минут дает ежедневно 2-х часовую экономию времени.
Основные правила планирования личного времени.
• Составлять реалистичные планы действий в письменной форме.
• Фиксировать в планах цели, а не действия.
• Переносить несделанное в план следующего периода.
• Устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.
• Оставлять определенное количество времени в качестве резерва.
• При планировании мыслить альтернативно.
Организация трудового процесса.
Для результативности управленческой деятельности необходимо правильно построить рабочий день менеджера.
Правила начала дня.
• Пересмотреть свой план дня.
• Начинать работу следует с важнейших задач.
• Приступать к делам без раскачки.
• Согласовать план дня с секретарем.
Правила основной части дня.
• Однородные задачи целесообразно выполнять сериями.
• Избегайте незапланированных действий.
• Соблюдайте соразмерный темп.
• Доводите начатое дело до конца.
• Контролируйте время и планы.
Правила завершения дня.
• Проведения контроля за результатами и самоконтроль.
• Составление плана на следующий день.
Самоконтроль.
Контроль (как функция самоменеджмента) служит для оптимизации трудового процесса.
Контроль дает переживания успеха, что позитивно воздействует на настроение и мотивацию и способствует совершенствованию личного стиля работы.
Необходимые вопросы для самоконтроля.
• Выполняю ли я действительно необходимые задачи?
• Собираю ли я в единый блок небольшие дела?
• Что произойдет, если отказаться от данной цели?
• Сколько времени может быть сэкономлено?
• Что осталось несделанным и почему?
• Какие результаты были достигнуты?
• Какие выводы можно сделать для планирования следующего периода?
Анкета.
1. Я резервирую в начале дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам.
5. Важнейшие вещи делаю в первую очередь.
6. Свой очередной день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно возникших дел.
7. Свою дневную загрузку пытаюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна» позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на жизненно важных проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
0 - почти никогда; 1 – иногда; 2 – часто; 3- почти всегда.
Ключ.
26-30 баллов – это те, кто может служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время.
21-25 баллов – хороший самоменеджмент.
16-20 баллов – пытаются овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательно, чтобы иметь успех.
0-15 баллов – не планирует свое время и находится во власти внешних обстоятельств.
Лист дневных помех.
№ помехи Продолжи-тельность в минутах Телефонный разговор или посетитель Помехи,
интервал (от и до) Кто мешал Причины помех
Вопросы для анализа помех.
1. Какие помехи были «дорогостоящими»?
2. Какие звонки были бесполезными?
3. Какие посещения не нужны?
4. Какие телефонные разговоры могли быть короче?
5. Какие посещения должны быть короче?
Эффективнее?
6. Кто больше отвлекал Вас от дел?
Ловушки времени.
Нечеткая постановка цели.
1. Отсутствие приоритетов в делах.
2. Попытка слишком много сделать за один раз.
3. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
4. Плохое планирование трудового дня.
5. Личная неорганизованность «заваленный» письменный стол.
6. Чрезмерное чтение.
7. Нечеткая система досье.
8. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
9. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
Ловушки времени.
1. Отсутствие связи (коммуникации) или недостаточная обратная связь.
2. Болтовня на частные темы.
3. Излишняя коммуникабельность.
4. Чрезмерность деловых записей.
5. Синдром откладывания.
6. Желание знать все факты.
7. Длительные ожидания (например, условной встречи).
8. Спешка, нетерпение.
9. Слишком редкое перепоручение дел.
10. Недостаточный контроль за порученными делами.
11. Недостаток кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные встречи.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
Слагаемые успеха.
- Каких целей Вы хотите достичь?
- Согласуются ли они между собой?
- Есть ли высшая цель или промежуточные?
- Знаете ли Вы, что сами можете сделать?
- Набросайте общие представления о жизненных устремлениях (кривая жизни).
Слагаемые успеха.
- Как протекала до сих пор Ваша жизнь?
- В чем Ваши крупные успехи и поражения (в личной, профессиональной сфере?
- Как Вы представляете будущее?
- До какого возрасты вы хотели бы дожить?
- Чего хотели бы достичь?
- Какие препятствия Вы предполагаете?
Ситуационный анализ успехов и неудач
на жизненном пути.
Мои успехи Способности, которые помогли Мои неудачи Способности, которых недостаточно
Установление приоритетов помогает:
• планомерно вести дела;
• выполнять срочную работу к установленному сроку;
• регулировать перерывы в работе;
• проверять степень срочности;
• определять альтернативные решения, например, с помощью вспомогательных вопросов;
• учитывать возможности делегирования Ваших полномочий другим.
Заключение
Чтобы получить качественный скачок личной эффективности, необходим комплексный проект личного реинжиниринга, построенный в виде логической последовательности, с использованием всевозможных техник тайм-менеджмента.
На самом деле не бывает идеальных или «более правильных» методов управления временем.
Большинство специалистов по тайм-менеджменту считают, что лучшие методы управления временем — это удобные методы.
Так, в практикуме по управлению временем С. И. Калининым предложены следующие критерии «удобства» методов тайм-менеджмента :
1. Легкость и простота применения. Всегда можно ограничиться чем-то очень простым и самым главным, позволяющим получить быстрый и наглядный результат.
2. Экономичность. Следование методам управления временем само по себе не должно занимать слишком много времени, в противном случае их применение — это способ «убить» время, а не использовать его более «плотно» и качественно.
3. Эффективность. Методы управления временем — не игра, не развлечение, не отдых; это несколько другой способ структурирования времени. Это дополнительная работа, необходимая для того, чтобы мы могли быстрее и эффективнее (более коротким путем, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) делать нашу основную работу — достигать поставленных нами жизненных целей. То есть методы управления временем — не самоцель (не игра ради игры, а всего лишь средство.
4. Естественность. Методы управления временем должны легко интегрироваться в нашу повседневную жизнь, не слишком нарушая ее течение, и уж точно не разрушая ее.
5. Положительные эмоции. Методы управления временем — это действительно серьезно, это не игра. Но кто сказал, что если вы все делаете правильно (легко, эффективно, естественно, то они не могут доставлять множество приятных переживаний! Здесь и азарт, и напряжение творческого поиска, и предвкушение, и радость побед, и гордость своими успехами, и многое-многое другое.
На начальных этапах применения многие методы управления временем могут доставлять и негативные эмоции. Некоторые методы поначалу трудны, применение других может вызывать приступы раздражения, разочарования, тревоги (чаще всего эти чувства адресованы самому себе). Но со временем этот «негатив» неизбежно отступает, сходит на нет, уступая место радости. Если этого не происходит и применение тайм-менеджерских технологий сопряжено с постоянными мучениями — это верный признак использования «не вашего» метода (или его неправильного применения).
Тест для практической работы:
Персональная компетентность во времени
Вашему вниманию предлагается тест, позволяющий оценить сформированность у вас основных навыков управления временем и вашу компетентность во времени в целом.
На каждый из вопросов можно дать один из трех возможных ответов: «Да», «Иногда», «Нет».
Вопросы:
1. В любой работе я стараюсь иметь запас (резерв) времени, выделяю своего рода «неприкосновенное время» на всякий случай.
2. Я четко знаю свои долгосрочные цели, постоянно держу их в уме и периодически обдумываю способы их достижения.
3. Я регулярно использую делегирование, поручая другим людям выполнение важных для меня задач.
4. Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей.
5. Я понимаю, что общение с друзьями в рабочее время — помеха, и стараюсь избегать таких ситуаций.
6 Я уважаю и ценю собственное время и стараюсь добиться уважения к своему времени и от других людей.
7. Для планирования своего времени я использую записи.
8. Каждый рабочий день я начинаю с определения того, что нужно сделать в первую очередь.
9. В своих делах я строго придерживаюсь установленных мною же сроков.
10. Я хорошо знаю собственные биоритмы и планирую свои дела с учетом своих «внутренних часов».
11. Я умею и стараюсь коротко говорить по телефону.
12. Я довольно настойчивый человек и обычно, несмотря на помехи и отвлечения, продолжаю работать по плану.
13. Перед началом любой работы я тщательно обдумываю ее, планирую, что мне может понадобиться, сроки и этапы работы и т. п.
14. Я умею говорить «нет» неожиданным делам и людям.
15. В конце рабочего дня я анализирую все, что произошло, обдумываю, что мне мешало, а что помогало вовремя выполнить работу.
16. Рутинные дела я стараюсь делать крупными блоками, быстро, словно «потоком».
17. Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и т. п., средствами, помогающими мне лучше управлять своим временем.
18. Я умею браться за любую работу быстро и решительно, без лишней «раскачки».
19. Даже случайные потери времени (вроде стояния в очереди) я стараюсь использовать с пользой.
20. Я считаю, что отдых — это смена деятельности, его также надо планировать и продумывать.
21. Мне легко попросить помощи у других людей, в особенности, если это поможет мне лучше распределить и спланировать мое время.
22. Обычно я легко понимаю, какие из моих дел являются наиболее важными, и их нужно выполнить в первую очередь.
23. Я имею четкое представление о своей будущей карьере.
24. Я ранее уже интересовался различными системами и методами управления временем.
25. У меня есть собственная система управления личным временем.
Обработка результатов теста:
1. За каждый ответ «Да» вы получаете 2 балла, за ответ «Иногда» — 1 балл, за ответ «Нет» — 0 баллов.
2. Сложите (просуммируйте) полученные вами за каждый вопрос баллы.
3. Если ваш результат от 40 до 50 баллов — вы имеете высокую личностную компетентность в управлении временем.
Если ваш результат от 29 до 39 баллов — у вас средняя (нормальная) компетентность в управлении временем.
Если ваш результат от 18 до 28 баллов — низкая компетентность в управлении временем.
Результат меньше 17 баллов указывает на то, что вы недостаточно компетентны в управлении собственным временем. Скорее всего, вы непродуктивно теряете драгоценные минуты и часы своей жизни, или их разворовывают окружающие.
